Polite Japanese II: humble verbs (kenjougo) and phone calls

Lesson 26 showed how to raise the other person. This lesson shows the other half of 敬語けいご: humble language (謙譲語けんじょうご), which lowers you and your group so that the other person stands higher. It is the language of introductions, client meetings and — above all — the office telephone. Again, the goal at N4 is to recognise the forms and to use the set phrases with confidence.

Special humble verbs

Normal verb	Humble	Example
行く / 来る	まいる	あした十時にまいります — I’ll come at ten tomorrow.
いる	おる	五時まで会社におります — I’ll be in the office until five.
する	いたす	すぐ確認かくにんいたします — I’ll check right away.
言う	申もうす	リーと申もうします — My name is Lee.
聞く / 行く (to someone’s place)	伺うかがう	ちょっと伺うかがいますが… — May I ask …?
見る	拝はい見する	資料しりょうを拝はい見しました — I have read the materials.
もらう / 食べる	いただく	お土産みやげをいただきました — I received a gift.
ある / です	ござる / でございます	トイレは二階かいにございます (N5 lesson 24, recognition)

You met まいります and ございます in station announcements in N5 lesson 24 (電車がまいります). Now you can use まいります yourself — about your own movements.

お / ご + ます-stem + する

For most verbs, the humble pattern is お + ます-stem + する (or いたす): 持もつ → お持もちします — “I’ll carry it (for you).” 待まつ → お待まちしております — “We look forward to seeing you.” 知らせる → お知らせします — “We will let you know.” With Chinese-origin する-verbs: ご案内あんないします — “I’ll show you the way.” ご連絡れんらくいたします — “I will contact you.” It only works for actions that affect the other person: you can’t say お読みします about reading a book for yourself.

Inside and outside: talking about your own manager

This is the rule that surprises learners most. When you talk to someone outside your company, your own manager is part of “your side”, so you use humble language and no さん: 山下は今、席せきを外しております — “Yamashita is away from her desk at the moment.” Inside the company, to a coworker, you say 山下さんは今、席せきを外していらっしゃいます or simply 山下さんは今いません. On the phone to a client, 山下部ぶ長はいらっしゃいません ✗ is a classic mistake; 部ぶ長の山下はただいま不在ざいです ✓.

Talking to …	About your manager Yamashita	Meaning
a coworker (inside)	山下さんは会議ぎ室にいらっしゃいます	Ms Yamashita is in the meeting room.
a client (outside)	山下は会議ぎ中でございます	Yamashita is in a meeting.
a client (outside)	山下が戻もどりましたら、お電話いたします	When Yamashita is back, she’ll call you.

Answering the office phone

An original example. Lee works at a small trading company, さくら商事しょうじ:

リー：お電話ありがとうございます。さくら商事しょうじ、リーでございます。
お客きゃく：みなみ電機でんきの森もりと申もうします。山下部ぶ長はいらっしゃいますか。
リー：申もうし訳わけございません。山下はただいま席せきを外しております。三時に戻もどる予定よていです。
お客きゃく：そうですか。では、戻もどられたら、お電話いただけますか。
リー：かしこまりました。山下が戻もどりましたら、お電話するように申もうし伝つたえます。念ねんのため、お電話番号ばんごうをもう一度伺うかがってもよろしいですか。
お客きゃく：〇三の一二三四の五六七八です。
リー：〇三の一二三四の五六七八、みなみ電機でんきの森もり様さまですね。確たしかに承うけたまわりました。

Lee: Thank you for calling Sakura Trading. This is Lee speaking. Caller: This is Mori from Minami Electric. Is Mr Yamashita, the department manager, in? Lee: I’m very sorry. Yamashita is away from his desk at the moment. He is expected back at three. Caller: I see. Then could he call me when he’s back? Lee: Certainly. I’ll tell Yamashita to call you when he returns. Just to be sure, may I ask your phone number once more? Caller: 03-1234-5678. Lee: 03-1234-5678, Mr Mori of Minami Electric. I’ve got that.

Phone phrases to learn by heart

Phrase	Meaning
お電話ありがとうございます。〜でございます	Thank you for calling. This is …
少々お待まちください	One moment, please.
ただいま席せきを外しております / ただいま不在ざいです	He / she is away from the desk / out at the moment.
戻もどりましたら、お電話いたします	I’ll have them call you when they’re back.
もう一度お願ねがいします	Once more, please.
恐おそれ入りますが、お名前を伺うかがってもよろしいですか	Excuse me, may I ask your name?
伝言でんごんをお願ねがいできますか	Could I leave a message?

If you don’t understand a caller, it is completely fine to say 申もうし訳わけございません、もう一度ゆっくりお願ねがいできますか — or to ask a Japanese coworker to take over: 少々お待まちください。日本人の担当たんとう者に代わります. Writing the number down and reading it back is always professional.

New kanji: 不, 度, 計, 立, 力

不 means “not”: 不在ざい (ふざい, absent), 不便べん (ふべん, inconvenient), 不安 (ふあん, worry — 安 is from N5). 度 is a time or a degree: 一度 (いちど, once), 今度 (こんど, next time), 温おん度 (おんど, temperature). 計 is to measure: 時計 (とけい, clock), 会計 (かいけい, paying the bill). 立 is to stand: 立つ (たつ), 役やくに立つ (やくにたつ, to be useful). 力 is strength: 力 (ちから), 協きょう力 (きょうりょく, cooperation).

Common mistakes

• Honorifics for your own manager to an outsider: 山下部ぶ長はいらっしゃいません ✗ → 山下はただいま不在ざいです ✓.
• Humble verbs for the other person: お客様きゃくさまがまいりました ✗ → お客様きゃくさまがいらっしゃいました ✓.
• お〜する for something that doesn’t affect the other person: 私は本をお読みします ✗.
• Saying はい、はい and hanging up without reading back the number or name.
• Mixing 伺うかがう (I ask / I visit) with 伺うかがってください: you never ask the other person to do something humbly.

How to practise

• Write your self-introduction for a client: はじめまして。〜と申もうします。〜からまいりました。どうぞよろしくお願ねがいいたします.
• Practise the phone dialogue aloud, taking both parts, and write the message on a note.
• Write 不, 度, 計, 立 and 力 on the worksheet and do the exercises.