Reading messages and work emails

Much of your Japanese at work arrives as text: a chat message from a coworker, an email from your manager, a notice from the dormitory. You don’t need every word — you need to know who is writing, when something happens and what you have to do. This lesson has three short texts written for TalkToJapan in the style of real messages. Read each one, then check yourself in the practice quiz below. Furigana show the words you have not learned as kanji yet.

Plain or polite?

Coworkers of the same age or friends often write in plain style (N5 lesson 27): あした休める？ — “Can you take tomorrow off?” Managers, the company and the dormitory write in polite style: あしたは休んでください. The rule for replies is simple: match the style of the person who wrote, and always answer a manager or a customer politely.

Dropped particles and endings

• Particles are often left out in casual messages: あした、来られる？ = あしたは来られますか.
• 〜てね — a soft request: リーダーにも言ってね (tell the leader too, OK?).
• 〜よ — telling someone something new: いいよ (sure, that’s fine).
• 〜の？ / 〜んだ — casual 〜んですか / 〜んです (N4 lesson 5): どうしたの？, 妹が来るんだ.
• 了解りょうかい — “OK, got it” between coworkers. To a manager, 分かりました or 承知しょうちしました is the safe choice.

Reading 1: a chat between coworkers

マイ：アンさん、今いい？
アン：うん、どうしたの？
マイ：あした、早番はやばんと遅番おそばん、交代こうたいできる？妹が日本に来るから、朝、空港くうこうに行きたいんだ。
アン：いいよ。じゃあ、ぼくが朝七時から、マイさんが午後一時からね。リーダーにも言ってね。
マイ：ありがとう！すぐリーダーに連絡れんらくするね。

Both writers use plain style, so they are coworkers who know each other well. Find the request first: 交代こうたいできる？ — “Can we swap?” Then the reason after から: Mai’s younger sister is arriving, and Mai wants to go to the airport in the morning. An agrees with いいよ, repeats the new times and asks Mai to tell the leader (言ってね).

Reading 2: an email from a manager

件名けんめい：来週のシフトの変更へんこう
みなさん
おつかれさまです。山下です。
来週の水曜日（十一月十八日）は、機械きかいの点検てんけんのため、仕事は午後一時に始まります。
この日は、全員ぜんいん、午後一時から夜九時までです。
寮りょうのバスは十二時半に出ます。
質問しつもんがあるときは、金曜日までに私に聞いてください。
よろしくお願ねがいします。

A work email has a fixed shape: the subject (件名けんめい), the people it is for (みなさん = everyone), おつかれさまです and the writer’s name, the message, and よろしくお願ねがいします at the end. The subject already tells you the topic: a change (変更へんこう) to next week’s shifts. Then look for the date, the reason (〜のため, N5 lesson 24), the new times and what you must do (〜てください).

Reading 3: a dormitory notice

【寮りょうのみなさんへ】
十二月一日から、おふろの時間が変かわります。
おふろは夕方がた五時に始まって、夜十一時に終わります。
夜十時より後に帰る人は、げんかんのドアをしずかにしめてください。
寮りょうの前の道みちは、夜、車が多おおいです。歩くときは気をつけてください。
管理人かんりにん

The notice is from the dormitory manager (管理人かんりにん). It gives one change (the bath hours from 1 December) and two requests: close the entrance door quietly if you come back after ten, and be careful when you walk because the road in front is busy at night. 始まって … 終わります give the start and end time.

Replying in the right style

You reply to …	A good reply	Meaning
a coworker (casual)	いいよ。了解りょうかい！	Sure, got it!
a coworker (casual), you can’t	ごめん、あしたはちょっと…	Sorry, tomorrow is a bit …
your manager	分かりました。よろしくお願ねがいします	Understood. Thank you.
your manager, you have a question	質問しつもんがあるんですが、バスは寮りょうの前から出ますか	I have a question — does the bus leave from in front of the dormitory?
your manager, you can’t	すみません、その日は病院に行かなければなりません	I’m sorry, I have to go to the clinic that day.

How to read a message quickly

• Look at who wrote it and the style: plain style = a friend or coworker, polite style = the company, a manager or an office.
• Read the subject or the first line: it usually names the topic (変更へんこう, お知しらせ, 質問しつもん).
• Find the numbers: dates, days and times.
• Find the action at the end of each sentence: 〜てください, 〜ないでください, 〜てね, 〜できる？.
• Skip the set phrases (おつかれさまです, よろしくお願ねがいします): they don’t carry new information.

New kanji: 始, 終, 帰, 歩

始 — to begin: 始まる (はじまる, something starts) and 始める (はじめる, you start something). 終 — to end: 終わる (おわる), 終電 (しゅうでん, the last train). 帰 — to return: 帰る (かえる, to go home), 帰国 (きこく, going back to your country). 歩 — to walk: 歩く (あるく), 散さん歩 (さんぽ, a walk). From this lesson on, these words are written in kanji.

Common mistakes

• Answering a manager in plain style: 了解りょうかい！ or いいよ ✗ → 分かりました ✓.
• Mixing up 始まる and 始める: 仕事が始まります (work starts) but 仕事を始めます (I start work).
• Reading the polite opening as the message: おつかれさまです is a greeting, not “you are tired”.
• Missing the deadline: 金曜日までに means “by Friday” (N4 lesson 1), not “until Friday”.

How to practise

• Read the last three messages from your workplace and write down who, when and what to do.
• Write two replies to Reading 2: one “understood” and one with a question.
• Write 始, 終, 帰 and 歩 on the worksheet and answer the reading questions.